Chcesz, żeby przechowywanie akt firmowych było przemyślanym, dobrze zaplanowanym procesem? Jeśli tak to pierwszym etapem zawsze powinno być zdobycie odpowiedniej wiedzy. To złożony temat i wymaga tego, by naprawdę się nad nim pochylić. W tym tekście przedstawiamy garść najcenniejszych informacji, z którymi zatroszczyć się o to, by wszystko przebiegło bez problemu.
Przechowywanie akt firmowych – poznaj dostępne możliwości
Na początku warto skupić się na tym, jakie warianty mamy właściwie do wyboru. Po pierwsze możemy samodzielnie realizować przechowywanie akt. W praktyce to oznacza, że w swojej siedzibie wydzielamy przestrzeń, w której będzie znajdowało się nasze archiwum. Jak powinno wyglądać takie miejsce? Ważne, żeby było odseparowane barierami fizycznymi i logicznymi od osób, nie mających prawa do zapoznania się z informacjami zawartymi w aktach.
Drugim rozwiązaniem, które cieszy się niemałą popularnością, jest usługa przechowywania dokumentów. W tym przypadku przechowywanie akt firmowych odbywa się poza naszą siedzibą. Najczęściej zbiory;
- zostają przewożone do zewnętrznych obiektów;
- poddawane są ewentualnej archiwizacji.
- są pilnie strzeżone.
Samo magazynowanie dokumentów co za mało, czyli co jeszcze jest tu kluczowe?
Przedsiębiorstwo nie może samodzielnie zarządzić sobie, przez ile czasu będzie przechowywało akta. Musi w tym zakresie stosować się do określonych zasad. By rzeczywiście było to możliwe, należy zapoznać się z okresami przechowywania. Takie informacje jasno precyzują, który typ dokumentów można przechowywać przez określony czas. To dlatego tak ważna jest wcześniej wspomniana archiwizacja. Dzięki temu procesowi nasze zbiory zyskują określony kształt i znacznie łatwiej jest się rozeznać w zawartości archiwalnych szaf, teczek i segregatorów.
Zadbaj o wszytko w jednym miejscu i ułatw sobie zadanie, zamiast je komplikować
Przedsiębiorstwo, które chcą kompleksowo zadbać o swoją dokumentację najbardziej opłaca się więc nawiązanie współpracy z podmiotem, specjalizującym się w różnorodnych czynnościach związanych z zarządzaniem dokumentacją. Przechowywanie akt firmowych i archiwizacja to nie koniec. Wiele firm wychodzi dalej – stara się zapewnić swoim odbiorcom jeszcze bardziej zaawansowaną opiekę. W ten sposób działa m.in. Destroy&recycling. Przedsiębiorstwo oferuje m.in. digitalizację akt, mobilne i tradycyjne niszczenie dokumentów, także dysków twardych i skanowanie dokumentów.